• 6. Информация и коммуникации: Как целесообразно и рационально вести

     

    6.6. Рациональное ведение корреспонденции

    Потери времени руководителя в связи с неудовлетворительным ведением корреспонденции значительны. Обязательный разбор почты занимает часто более одного часа в день.

    С обработкой входящей почты, составлением стандартных посланий и индивидуальных писем, профессиональной диктовкой и т. п. возникают потери времени, которых можно было бы в значительной части избежать при рациональной постановке дела. Нижеследующие советы должны помочь Вам справляться с этими задачами категорий В и Б с меньшими затратами времени.

    Рациональная обработка входящей почты

    1. Предупредите о том, чтобы Вам на стол клали только входящую корреспонденцию, имеющую для Вас значение, и откажитесь от всей «рутинной почты».

    2. Поручите делать предварительную рассортировку входящей почты (например, по приоритетности) и раскладку ее в специальные папки.

    3. Распорядитесь о том, чтобы к входящим письмам прикладывались необходимые разъяснительные материалы.

    4. Все, что не представляет информационной ценности, не подлежит обработке или хранению, должно немедленно переправляться в корзину для бумаг.

    5. При чтении письма сразу же помечайте все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.

    6. Снабжайте письмо указаниями и замечаниями по обработке, указывайте, например, ключевые слова предстоящего ответа, срок исполнения, исполнителя, место в архиве и т. п. Пользуйтесь в этих целях имеющимися формулярами.

    7. Входящую почту, которая должна обрабатываться в другом месте, немедленно переправляйте по назначению.

    8. Обрабатывайте письмо по возможности сразу после получения, т. е. во время просмотра почты.

    9. Обработка всякого послания должна выражаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.

    Цель заключается в том, чтобы каждое письмо брать по возможности только один раз в сутки

    Устройте себе ящик для почты с тремя отделениями:

    - к немедленному исполнению;

    - к повторному рассмотрению;

    - в архив.

    Рациональная обработка корреспонденции (исходящей почты)

    Собираетесь ли Вы составить стандартное послание или написать частное письмо, Вы должны обязательно руководствоваться основным принципом:

    Пишите и диктуйте как можно меньше и только самое необходимое!

    И Ваши деловые партнеры будут Вам благодарны, если будут получать от Вас краткие и рационально составленные послания. Нижеследующие наставления помогут Вам сэкономить «только» минуты, которые в течение месяца складываются в часы. Кроме того, о всяком предприятии, подразделении или о служащем судят по тому, насколько споро, неординарно и надежно составляются деловые бумаги.

    Напишите от руки на полученном Вами письме свой ответ, поставьте дату, подпись и отошлите оригинал отправителю (копию оставьте в деле). Часто для ответа на запрос бывает достаточно надписи «Согласен».

    Еще больше экономит время штемпель или наклейка с трафаретной надписью.

     



  • На главную